Neu als Vorarbeiter: Überstunden und schwierige Aufgaben fair unter früheren Kollegen verteilen

Eine Beförderung verändert das Beziehungsgefüge, auch wenn man sich weiterhin duzt

Am Freitag haben Sie noch nebeneinander gearbeitet, ab Montag legen Sie die Schichtbesetzung fest. Ein Kollege erwartet, dass Sie sich weiterhin gegenseitig decken. Ein anderer vermutet, dass persönliche Beziehungen über die Überstunden entscheiden werden. Sie müssen nicht plötzlich in Amtssprache verfallen oder so tun, als würden Sie sich nicht mehr kennen. Sie müssen aber aussprechen, was sich geändert hat: Von nun an sind Sie für Entscheidungen verantwortlich, die alle betreffen, auch Menschen, die Ihnen nahestehen. Je früher Sie diese Grenze benennen, desto weniger Situationen müssen Sie im Nachhinein retten.

Ein guter Anfang ist eine Botschaft wie: „Wir kennen uns seit Jahren, und daran ändert sich nichts. Was sich ändert, ist meine Verantwortung. Über Überstunden und schwierige Aufgaben entscheide ich nach Regeln, die ihr alle kennen werdet.“ Garantieren Sie nicht, dass sich niemand benachteiligt fühlen wird. Kündigen Sie an, worauf Sie tatsächlich Einfluss haben: einheitliche Kriterien, die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und eine Erklärung der Entscheidung. Eine Führungskraft baut Autorität nicht allein durch ein Bekenntnis zur Unparteilichkeit auf, sondern auch dadurch, wie sie auf den ersten Einwand reagiert.

Überstunden und schwere Aufgaben sind zwei verschiedene Entscheidungen

Eine zusätzliche Schicht kann für die eine Person ein willkommener Zusatzverdienst sein, für die andere bedeutet sie, die Pläne für die Kinderbetreuung umwerfen zu müssen. Ebenso kann ein schwieriger Arbeitsplatz für einen erfahrenen Maschinenbediener eine Herausforderung sein, an der er wächst. Wird er aber immer wieder derselben Person zugeteilt, kann er zur Strafe für ihre Kompetenz werden. Beginnen Sie deshalb nicht damit, alles mechanisch „zu gleichen Teilen“ aufzuteilen. Trennen Sie zuerst Verfügbarkeit, Bereitschaft, Berechtigungen und die tatsächliche Belastungsbilanz.

Arbeitsrecht und Arbeitssicherheit setzen Grenzen, die auch ein kollegiales Verhältnis nicht verschiebt. Sie müssen Ruhezeiten, die geltenden Arbeitszeitgrenzen und besondere Rechte einzelner Beschäftigter berücksichtigen. Private Gründe für die Ablehnung von Überstunden sollten Sie nicht öffentlich besprechen. Es genügt zu sagen, dass die Zuteilung die vorgeschriebenen Bedingungen berücksichtigt. Gleichbehandlung bedeutet nicht, die familiären oder gesundheitlichen Umstände jedes Teammitglieds offenzulegen. Sie bedeutet, in vergleichbaren Situationen dieselben Kriterien anzuwenden.

Menschen achten nicht nur auf das Ergebnis, sondern auch darauf, wie eine Entscheidung zustande kommt

Die Forschung zur organisationalen Gerechtigkeit unterscheidet mehrere Aspekte: wer einen Vorteil oder eine Belastung erhalten hat, wie die Entscheidung getroffen wurde, wie die Betroffenen behandelt wurden und wie die Entscheidung erklärt wurde. In einer Metaanalyse von Colquitt und Kollegen aus dem Jahr 2001 wurden 183 Studien ausgewertet, die Zusammenhänge zwischen diesen Dimensionen und den Einstellungen von Beschäftigten zeigen. Daraus folgt nicht, dass eine gute Erklärung jede ungleiche Verteilung wiedergutmacht. Wenn jemand den dritten Monat in Folge den schwersten Arbeitsplatz bekommt, löst selbst eine vorbildlich höfliche Mitteilung das Problem nicht.

Betrachten Sie eine Entscheidung in der Praxis von zwei Seiten. Fragen Sie zuerst: „Ist die Entscheidung sachlich begründet?“ Dann: „Kann die Person, die mit der Zuteilung unzufrieden ist, nachvollziehen, warum genau so entschieden wurde?“ Wenn nur zwei Personen mit den erforderlichen Berechtigungen verfügbar sind, ist nicht jeder Wechsel möglich. Wenn Sie aber immer dieselbe Person auswählen, legen Sie auch einen Plan fest, um weitere Beschäftigte zu schulen. Sonst wird aus einer vorübergehenden Notwendigkeit eine dauerhafte Ungleichheit.

Legen Sie eine Regel fest, die Sie der ganzen Schicht erklären können

Das Team sollte wissen, wonach die Zuteilung erfolgt. Bei Überstunden können das sein: der tatsächliche Bedarf, die freiwillige Verfügbarkeit, sofern Vorschriften und Organisation dies zulassen, die passenden Qualifikationen sowie die Bilanz der bisher geleisteten zusätzlichen Stunden. Bei schwierigen Aufgaben kommen Sicherheit, Erfahrung, Ausbildungsstand und der Entwicklungsplan anderer Personen hinzu. Halten Sie eine einfache Rangfolge der Kriterien schriftlich fest, statt ein mehrseitiges Regelwerk zu erstellen, das niemand liest. Erst danach erstellen Sie den konkreten Schichtplan.

Benennen Sie bei Ausnahmen den Grund, ohne private Daten offenzulegen: „Heute übernimmt Anna den Arbeitsplatz, weil sie eine aktuelle Freigabe für diese Tätigkeit hat. Nächste Woche planen wir die Einarbeitung einer zweiten Person.“ Prüfen Sie jeweils über mehrere Wochen, wer attraktive Stunden bekommen hat, wer unbeliebte Aufgaben übernommen hat und wer tatsächlich ablehnen konnte. Das schützt nicht nur vor dem Verdacht der Vetternwirtschaft. So erkennen Sie auch, dass manche ständig die Last tragen, weil sie am zuverlässigsten sind.

Wie Sie einem früheren Kollegen absagen, ohne ihn zum Gegner zu machen

Die schwierigsten Gespräche entstehen, wenn sich ein Kollege auf die gemeinsame Vergangenheit beruft. „Wir konnten uns doch immer aufeinander verlassen. Gibst du mir die Überstunden nicht?“ Die Antwort sollte nicht lauten: „Jetzt bin ich der Chef, Ende der Diskussion.“ Damit wird aus einer Frage der Arbeitsverteilung unnötig ein Machtkampf. Besser ist: „Ich verstehe, dass du mit zusätzlichen Stunden rechnest. Diesmal haben diejenigen Vorrang, die zuletzt am wenigsten davon hatten und die erforderlichen Berechtigungen haben. Lass uns schauen, wann sich die nächste Gelegenheit ergibt.“

Wenn Sie hören: „Den Fremden gibst du sie, und die eigenen Leute lässt du außen vor“, kehren Sie zur Regel zurück, nicht zu einem Urteil über den Charakter Ihres Gegenübers. „Gerade weil wir uns kennen, will ich für alle dieselben Kriterien anwenden.“ Sie können freundlich bleiben und trotzdem ablehnen. Sie müssen Bekannte auch nicht strenger behandeln, nur um Ihre Unparteilichkeit zu beweisen. Auch eine solche umgekehrte Bevorzugung lässt sich nur schwer begründen.

Wenn sich eine Verteilung als falsch erweist, verteidigen Sie sie nicht um jeden Preis

Ein transparentes Verfahren bedeutet nicht Unfehlbarkeit. Beschäftigte können darauf hinweisen, dass Sie ihre bisherigen Stunden falsch erfasst, ihre Verfügbarkeit nicht geprüft oder die Berechtigungen einer anderen Person vergessen haben. Statt eine Richtigstellung als Angriff auf Ihre Autorität zu verstehen, prüfen Sie die Fakten. Das Eingeständnis „Ich habe die Daten verwechselt, ich korrigiere die Zuteilung“ wirkt stärker als die Verteidigung eines offensichtlichen Fehlers. Wenn Sie die heutige Besetzung nicht ohne Risiko ändern können, sagen Sie klar, was Sie bei der nächsten Planung korrigieren.

Es lohnt sich auch, das Team von Zeit zu Zeit zu fragen, ob die Regel noch funktioniert. Abgestimmt wird weder über Sicherheit noch über jeden einzelnen Namen im Schichtplan. Sie können aber gemeinsam klären, ob die Kriterien verständlich sind, ob dank Schulungen mehr Personen schwierige Aufgaben übernehmen können und ob die Beschäftigten eine Möglichkeit haben, eine ungleiche Belastung zu melden. Für einen beförderten Vorarbeiter wird ein solches wiederholbares Vorgehen zur besten Antwort auf die Frage: „Bist du noch auf unserer Seite?“

Eine gerechte Verteilung von Überstunden und schwierigen Aufgaben bedeutet nicht, dass alle denselben Schichtplan haben. Sie erfordert offene Kriterien, die Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeit und Vorschriften sowie eine regelmäßige Überprüfung der Belastung über längere Zeit. Der wichtigste Test kommt bei einer Ausnahme: Können Sie sie auch einer Person sachlich erklären, mit der Sie seit Jahren befreundet sind?

Wie Empatyzer Vorarbeitern hilft, nach der Beförderung Vertrauen aufzubauen

Vor dem ersten Gespräch über den neuen Schichtplan kann der Vorarbeiter Em die Situation schildern: die bisherigen Beziehungen, den Grund für eine bestimmte Zuteilung, die erwarteten Einwände und das, was er noch nicht weiß. Em hilft ihm, eine kurze Mitteilung für die ganze Schicht vorzubereiten, Fakten von Vermutungen zu trennen und die Antwort auf den Vorwurf der Bevorzugung zu üben. Wenn sich die Spannung auf einen bestimmten Kollegen bezieht, können Beziehungstipps zeigen, wie viel Detail angemessen ist und wie er dieser Person gegenüber Respekt zeigen kann. Im Gespräch über das Team hilft Em, die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kolleginnen und Kollegen zu berücksichtigen, statt anzunehmen, dass alle Überstunden gleich sehen. Der Vorarbeiter kann auch Fragen an die Person vorbereiten, die ständig für den schwierigen Arbeitsplatz eingeteilt wird: Sieht sie darin eine Anerkennung ihrer Fähigkeiten oder eine ungerechte Belastung? So bereitet der Vorarbeiter das Gespräch vor, bevor er über die Arbeitsverteilung entscheidet. Spätere Mikrolektionen helfen ihm, die Fähigkeiten zu festigen, die nun zu seinem Arbeitsalltag gehören: Feedback geben, Grenzen setzen und schwierige Entscheidungen erklären.